Aktuelle oder ehemalige Shell Mitarbeiter, Auftragnehmer oder Angehörige

In dieser Erklärung legen wir dar, welche personenbe-zogenen Daten erfasst werden, für welche Zwecke wir diese erfassen und welche Rechte Sie diesbezüg-lich haben.

Was deckt die vorliegende Datenschutzerklärung ab?

Jede Person innerhalb der Shell-Unternehmensgruppe („Shell“ oder „wir“) ist verantwortlich für den Schutz personenbezogener Daten über einander sowie der unserer Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten.

Diese Datenschutzerklärung enthält Informationen über personenbezogene Daten, die von Shell im Zusammenhang mit Personen verarbeitet werden, die Angestellte, Praktikanten oder einzelne Auftragnehmer sind oder waren, sowie Angehörige von Shell-Mitarbeitern („Shell-Mitarbeiter“).

Endkunden, Mitglieder von Shell-Treueprogrammen, Besucher von Shell-Websites oder Nutzer von Shell-Anwendungen verweisen wir auf die Privacy Notice - B2C unter https://www.shell.ch/de_ch/privacy/b2c-notice.html.

Personen, die sich bei Shell bewerben, oder die eine Recruiting-Veranstaltung besuchen, oder die sich einer Untersuchung für Shell unterziehen, verweisen wir auf die Datenschutzerklärung - Recruiting des Shell Konzerns unter https://www.shell.ch/de_ch/privacy/job-applicant-notice.html.

Massgeschneiderte Datenschutzerklärungen und ergänzende Datenschutz-bestimmungen können genau wie diese Datenschutzerklärung weitere Informationen zu der Art und Weise enthalten, wie wir unsere personenbezogenen Daten in Bezug auf bestimmte HR-Prozesse (wie die Open Resourcing, OneHealth IT und International Mobility-Programme) verarbeiten. In diesen Fällen werden Ihnen solche Datenschutzerklärungen gesondert übermittelt.

Diese Datenschutzerklärung erklärt, welche personenbezogenen Daten über Sie verarbeitet werden, warum wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und für welche Zwecke, wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren, wie Sie auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und diese aktualisieren können, sowie die Möglichkeiten, die Sie hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten haben, und wohin Sie sich wenden können, wenn Sie weitere Informationen benötigen.

Die Kategorien der personenbe-zogenen Daten, die wir über Sie erfassen.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir über Sie? Erfassung von Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die zur Verwaltung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind, um Auftragnehmer und Praktikanten zu engagieren und bestimmten Angehörigen von Shell-Mitarbeitern Leistungen zu erbringen.

Dazu gehören persönliche Kontaktinformationen, Geburtsdatum, Familienstand, Informationen zu Gehaltsabrechnung und Bankkonto, Informationen zu Gehalt und Leistungen, einschliesslich Empfängerinformationen, Notfallkontakte, Informationen zur Arbeitsleistung, Informationen für die Sicherstellung, dass Sie die Arbeitserlaubnis für das jeweilige Land/die jeweiligen Länder haben, in dem/denen Sie tätig sind, sowie alle sonstigen Informationen, die zur Verwaltung des Arbeitsverhältnisses, zur Beauftragung von Auftragnehmern und zur Bereitstellung von Leistungen für bestimmte Angehörige von Shell-Mitarbeitern (z. B. die Angehörigen, die einen Shell-Mitarbeiter während eines Auslandseinsatzes begleiten) erforderlich sind.

Sensible personenbezogene Daten

Wir verarbeiten auch einige spezielle Kategorien personenbezogener Daten (besonders schützenswerte Personendaten), wie Daten, die sich auf die Gesundheit einer Person, ihre Rasse oder ethnische Herkunft, religiöse oder philosophische Überzeugungen, sexuelle Orientierung, politische Ansichten und die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft beziehen. Wir werden solche personenbezogenen Daten nur verarbeiten, wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um die Gesetze des Arbeits- und Sozialrechts einzuhalten, um Ansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen oder wenn es für Zwecke der arbeitsmedizinischen Beratung und Unterstützung erforderlich ist, um die wesentlichen Interessen einer Person (wie in einem Notfall) zu schützen, wenn das aus Gründen der öffentlichen Gesundheit erforderlich ist oder falls die Person ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt hat.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn wir eine rechtliche Grundlage dafür haben.

Warum verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten:

• um unsere Verpflichtungen zur Einhaltung lokaler Gesetze und Vorschriften einzuhalten;
• für rechtmässige geschäftliche Interessen (zum Beispiel das Leistungsmanagement, um dafür zu sorgen, dass wir qualifiziertes und fachkundiges Personal haben, oder für Gesundheits-, Sicherheits- und Gefahrenabwehrzwecke, um dafür zu sorgen, dass nur befugtes Personal Zugriff auf bestimmte Websites oder Vermögenswerte nehmen kann, Prozessführung und Verteidigung von Ansprüchen); oder
• in Fällen, in denen uns Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

Bitte beachten Sie, dass Shell grundsätzlich nicht die Einwilligung von Shell-Personal zur Verarbeitung personenbezogener Daten anfordert oder sich auf diese beruft. Allerdings gibt es begrenzte Umstände in denen eine Einwilligung erforderlich ist, wie zum Beispiel, wenn diese durch lokales Recht vorgeschrieben ist.

Die von der Shell-Belegschaft angeforderten personenbezogenen Daten entsprechen den Mindestanforderungen, die erforderlich sind, um rechtliche und/oder vertragliche Anforderungen zu erfüllen und Möglichkeiten zur Teilnahme an Programmen oder Leistungen anbieten zu können. Falls Sie uns die angeforderten Informationen nicht zur Verfügung stellen, kann sich dies negativ auf Ihre Möglichkeit auswirken, weiterhin bei uns zu arbeiten, ein Praktikum bei uns zu absolvieren, als Auftragnehmer für uns tätig zu sein, an einem Programm teilzunehmen oder eine Leistung zu erhalten.

In den Fällen, in denen die Verarbeitung auf der Einwilligung beruht und vorbehaltlich der anwendbaren örtlichen Gesetze, die etwas anderes vorsehen, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dies hat keinen Einfluss auf die Gültigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf der Einwilligung. Der Entzug der Einwilligung kann sich jedoch auf Ihre Fähigkeit auswirken, weiterhin bei uns zu arbeiten oder anderweitig von uns beauftragt zu werden oder an einem Programm teilzunehmen oder eine Leistung zu erhalten.

Die Zwecke, für die wir Ihre personenbe-zogenen Daten verarbeiten.

Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten die unter diese Datenschutzerklärung fallenden personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

• Human Resources (HR), Personalmanagement, Business Process Execution, Interne Steuerung, Managementberichterstattung, Organisationsanalyse und -entwicklung - einschliesslich der Budget-, Finanz- und Organisationsplanung, Verwaltung, Entschädigung, Leistungsmanagement;
• Gesundheit, Sicherheit und Gefahrenabwehr - einschliesslich des Schutzes des Lebens oder der Gesundheit der Mitarbeiter von Shell, der Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, des Schutzes der Vermögenswerte von Shell und der Authentifizierung des Status und der Zugriffsrechte der Shell-Belegschaft; oder
• Einhaltung rechtlicher und/oder regulatorischer Bestimmungen - einschliesslich der Einhaltung der rechtlichen oder regulatorischen Anforderungen.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch für einen sekundären Zweck verarbeiten, wenn dieser in enger Beziehung hierzu steht, wie zum Beispiel:

• Speicherung, Löschung oder Anonymisierung Ihrer personenbezogenen Daten;
• Verhinderung von Betrug, Audits, Untersuchungen, Streitbeilegung oder für Versicherungszwecke, Prozessführung und Verteidigung von Ansprüchen; oder
• statistische, historische oder wissenschaftliche Forschung.

Überwachung

Alle Aktivitäten auf Shell IT-Geräten und/oder innerhalb des Shell IT-Netzwerks können zu rechtmässigen Geschäftszwecken überwacht werden.

Alle Shell-Mitarbeiter erhalten einen Zugangsausweis, der es Shell ermöglicht, das Datum, die Uhrzeit und die Zugangspunkte der Personen in den Räumlichkeiten und Anlagen von Shell zu erfassen. Die Daten der Zugangs- und Sicherheitssysteme werden verwendet:

• für Zwecke der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes, um Betrug vorzubeugen und insbesondere mit Blick auf den Schutz von Shell-Vermögenswerten, Shell-Personal und Besuchern auf Shell-Werksgeländen;
• zwecks Einhaltung gesetzlicher oder regulatorischer Anforderungen. Relevant sind hierbei insbesondere lokale rechtliche Anforderungen zur Übermittlung von Informationen an Regierungs-/Regulierungsbehörden;
• zur Überwachung (in aggregierter Form) der Anzahl von Personen, die ein Gelände von Shell betritt oder dort arbeitet, für die Planung von HR und RE (Real Estate); und
• nur im Fall von Auftragnehmern (keine Shell-Mitarbeiter) das Datum und die Zeit von deren Betreten und Verlassen der Gelände von Shell werden für Zwecke der Finanzverwaltung und Kontrolle verwendet.

Die meisten unserer Räumlichkeiten und Anlagen sind mit Überwachungskameras (CCTV) ausgestattet. Wo Überwachungskameras verwendet werden, werden sie kenntlich gemacht. Überwachungskameras werden zur Gesundheit und Sicherheit eingesetzt, insbesondere für den Schutz von Shell-Assets, Shell-Personal und Besuchern auf dem Shell-Gelände. Alle Bilder werden routinemässig gelöscht, es sei denn, es liegt ein Arbeitsschutzvorfall oder eine vermutete oder tatsächliche kriminelle Aktivität vor. In diesem Fall können sie von internen Untersuchungsteams von Shell sowie extern eingesehen werden, sofern dies von Strafverfolgungsbehörden oder anderen Behörden vorgeschrieben oder gestattet ist.

Vorauswahl

Zur Einhaltung der gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Verpflichtungen, zum Schutz der Vermögenswerte und Mitarbeiter/Auftragnehmer von Shell und insbesondere zur Gewährleistung, dass Shell allen Gesetzen zur Handelskontrolle, Anti-Geldwäsche und/oder Bestechung und Korruption und anderen regulatorischen Anforderungen Rechnung tragen kann, führen wir regelmässig Überprüfungen (Screening) aller Mitarbeiter und Auftragnehmer durch. Diese Überprüfung erfolgt anhand öffentlich verfügbarer oder staatlich ausgestellter Sanktionslisten und wird mit Informationen verglichen, die Shell zu Ihrer Person hält (z. B. aus dem Register „Interessenkonflikte“ - weitere Informationen finden Sie hier).

Jegliche personenbezogenen Daten, die während des Screenings gesammelt werden, führen nicht zu einer Profilerstellung oder zu automatisierten Entscheidungen bezüglich der Eignung für eine weitere Beschäftigung, ein Praktikum oder die Beauftragung als Auftragnehmer.

Wer ist für die erhobenen personenbezogenen Daten verantwortlich?

Shell (Switzerland) AG, Baarermatte, 6340 Baar, Schweiz ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (einschliesslich der Daten von Angehörigen) zuständig, zusammen mit seinen verbundenen Unternehmen innerhalb des Shell-Konzerns - Ihr lokaler Standort spezifiziert das lokale Unternehmen, das für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zuständig ist.

Im Falle von einzelnen Auftragnehmern, dasjenige Unternehmen innerhalb der Shell-Gruppe, das Ihre Dienstleistungen alleinstehend oder gemeinsam mit seinen Tochtergesellschaften innerhalb der Shell-Unternehmensgruppe in Auftrag gegeben hat, sowie Ihre externe Vertragsfirma/Beschäftigungsfirma/Agentur.

An wen geben wir Ihre personenbe-zogenen Daten weiter?

An wen geben wir die personenbezogenen Daten weiter?

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschliesslich zu den oben dargelegten Zwecken verarbeitet und nur streng nach dem „Need-to-know“-Grundsatz, also bei unbedingter Notwendigkeit, an folgende Dritte weitergegeben:

• Andere Unternehmen innerhalb des Shell-Konzerns, das umfasst auch diejenigen, die ausserhalb Ihres Standorts ansässig sein können;
• Befugte Vertreter von Dritten, Dienstanbieter, externe Auditoren und/oder Subunternehmer von Shell; und
• Eine zuständige Behörde, staatliche Stelle, Aufsichts- oder Finanzbehörde, soweit zur Einhaltung einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, der die betreffenden Shell-Unternehmen unterliegen, notwendig oder soweit gemäss den anwendbaren Gesetzen zulässig; oder
• Jede Person, die von Shell für die Übertragung von irgendwelchen ihrer Rechte und/oder Pflichten vorgeschlagen wird.

Ihre personenbe-zogenen Daten können an eine Stelle ausserhalb Ihres Landes übertragen werden, das unterliegt entsprechenden Schutzmass-nahmen.

Übertragungen Ihrer personenbezogenen Daten in andere Länder

Soweit Ihre personenbezogenen Daten an Unternehmen innerhalb des Shell-Konzerns und/oder an autorisierte Dritte ausserhalb Ihres Landes übermittelt worden sind, ergreifen wir organisatorische, vertragliche und rechtliche Massnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten ausschliesslich zu den oben dargelegten Zwecken verarbeitet werden und dass ausreichende Schutzmassnahmen angewendet wurden, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen. Diese Massnahmen umfassen Verbindliche Interne Datenschutzvorschriften für Übertragungen zwischen den Unternehmen des Shell Konzerns und für Shell-Unternehmen in der EU, von der Europäischen Kommission genehmigte Transfermechanismen für Übertragungen an Dritte sowie jegliche zusätzlichen lokalen rechtlichen Anforderungen. Eine Kopie der Verbindlichen Internen Datenschutzvorschriften von Shell können Sie unter https://www.shell.ch/de_ch/datenschutzerklaerung.html finden oder wenden Sie sich an privacy-office-SI@shell.com.

Shell hat sich der Sicherung Ihrer personenbe-zogenen Daten verpflichtet.

Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten

Wir haben umfangreiche technische und organisatorische Massnahmen implementiert, die dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch dienen sollen. Diese Massnahmen werden in angemessenem Umfang dem aktuellen Stand der Technik angepasst.

Shell bewahrt Ihre personenbe-zogenen Daten für einen definierten Zeitraum auf.

Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Alle Informationen, einschliesslich personenbezogener Daten, werden gemäss den Standards der Shell-Gruppe für das Informations- und Records Management verwaltet und sicher gelöscht, sobald sie nicht mehr für einen rechtmässigen Geschäftszweck oder für einen gesetzlich vorgeschriebenen/aufsichtsrechtlichen Zweck benötigt werden.

Mit wenigen Ausnahmen erforderlich, um lokale rechtliche Anforderungen einzuhalten:

• Die in den Personalakten enthaltenen Informationen werden nicht länger als 10 Jahre nach Beendigung Ihrer Beschäftigung aufbewahrt;
• Informationen in Bezug auf die Altersversorgung werden nicht länger als 99 Jahre ab Beginn der Beschäftigung aufbewahrt;
• jegliche personenbezogenen Daten, die als Teil des Screenings gegen öffentlich verfügbare oder von der Regierung herausgegebene Sanktionslisten und Medienquellen erfasst worden sind, werden nicht länger als 15 Jahre nach deren ursprünglichen Erfassung aufbewahrt;
• die Namen, das Datum, die Zeit und die Zugangspunkte für alle Personen, die Gelände von Shell betreten, werden für 3 Jahre nach jedem Zugang aufbewahrt;
• Wenn eine Person entlassen wurde oder wenn deren Vertrag aufgrund von schwerem Fehlverhalten gekündigt wurde, einschliesslich eines Verstosses gegen die Life-Saving Rules von Shell oder den Verhaltenskodex, werden diese Informationen für bis zu 30 Jahre nach der Kündigung aufbewahrt.

In allen Fällen können die Daten a) länger aufbewahrt werden, wenn dazu ein gesetzlicher oder regulatorischer Grund besteht (dann werden die Daten gelöscht, sobald sie für den gesetzlichen oder regulatorischen Zweck nicht mehr benötigt werden), oder b) kurzfristiger aufbewahrt werden, wenn Sie der Verarbeitung der personenbezogenen Daten widersprechen und kein rechtmässiger Geschäftszweck für deren Aufbewahrung mehr besteht.

Ihre Rechte und wie Sie diese ausüben können.

Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten

Wir wollen unsere Informationen über Sie so genau wie möglich halten. Sie können Folgendes beantragen:

• Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten;
• Korrektur oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (aber nur, wenn diese nicht länger für einen rechtmässigen Geschäftszweck erforderlich sind);
• dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt wird; und/oder
• dass Sie eine Ausfertigung der personenbezogenen Daten erhalten, die Sie Shell bereitgestellt haben, in einer strukturierten, digitalen Form zur Übertragung an eine andere Partei, wenn das technisch machbar ist.

Personen mit Zugang zu HR Online können über folgende Website auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen: https://hronline.shell.com/.

Alternativ hierzu wenden Sie sich bitte an Ihren lokalen HR-Berater. Wenn Sie ein Auftragnehmer sind, wenden Sie sich bitte an Ihre externe Vertragsfirma/Beschäftigungsfirma/Agentur. Ehemalige Mitarbeiter oder Angehörige möchten wir bitten, privacy-office-SI@shell.com zu kontaktieren.

An wen können Sie sich wenden, wenn Sie eine Anfrage, ein Problem oder eine Beschwerde bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten haben?

Wenn Sie Probleme, Anfragen oder Beschwerden bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, schauen Sie bitte in der jeweiligen Datenschutzerklärung von Shell an Ihrem Standort nach oder wenden Sie sich alternativ dazu an Privacy-Office-SI@shell.com.

Sie können sich auch an den leitenden Datenschutzbeauftragten (Chief Privacy Officer) des Shell-Konzerns wenden unter Shell International B.V. Den Haag, Niederlande - Handelsregister, Nr. 27155369 Schriftverkehr: Postfach 162, 2501 AN, Den Haag.

Wenn Sie mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Shell nicht zufrieden sind, haben Sie allenfalls das Recht, eine Mitteilung an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten, Feldeggweg 1, CH - 3003 Bern, Schweiz, zu machen oder eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde mit der Anschrift Prins Clauslaan 60, 2595 AJ Den Haag, Niederlande, einzureichen. Besuchen Sie https://www.edoeb.admin.ch/ oder https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en, wenn Sie mehr Informationen wünschen. Klagen zum Schutz der Persönlichkeit richten sich nach den Artikeln 28, 28a sowie 28l des Schweizerischen Zivilgesetzbuches.

Diese Datenschutzerklärung wird regelmässig aktualisiert.

Änderungen an dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann sich im Laufe der Zeit ändern. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzerklärung regelmässig auf mögliche Änderungen zu überprüfen. Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt im August 2019 aktualisiert.